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Vários são os fatores para que o sistema ERP acabe sendo um investimento alto para pequenas empresas e sem o devido retorno para o negócio.

A cena é muito mais comum do que se imagina: uma pequena empresa está em crescimento e adota um sistema ERP para organizar as operações. Os proprietários criam uma visão do que poderão fazer com base no investimento feito, que muitas vezes é grande para o tamanho do negócio e com o passar dos meses não consegue ver essa visão se realizando.

Os problemas vão se acumulando e a frustração é inevitável. Frequentemente o desgaste resultante leva a troca da ferramenta adotada como forma de tentar chegar ao objetivo pretendido, mas sem uma análise real das verdadeiras causas dos problemas. Muitas delas estão ligadas aos próprios processos empresariais que se quer implantar.

Um software ERP muitas vezes possui recursos não utilizados pelas empresas e acaba por não entregar o poder de gerenciamento tão desejado por diversos fatores.

Listamos aqui 5 problemas de processos empresariais que impedem um sistema ERP de entregar o resultado esperado.

1.            Indefinição do plano de contas gerencial

A gestão financeira do negócio depende essencialmente de um plano de contas gerencial adequado à operação. Muitas empresas não dão o devido valor a essa parte do processo, o que resulta em usuários lançando despesas e contas no sistema de forma irregular e muitas vezes errada. 

Além de causar erros operacionais, isso pode prejudicar a contabilidade e, principalmente, impede que os gestores utilizem relatórios financeiros para tomada de decisão e acompanhem através do plano de contas a performance financeira do negócio.

Assim, implementar e manter um plano de contas adequado às necessidades de cada empresa e garantir que os lançamentos estejam corretos é ponto crítico para a melhor utilização do sistema na gestão financeira.

2.            Falta de fechamento do fluxo de caixa

O fechamento do fluxo de caixa é uma prática muitas vezes renegada nas pequenas empresas, que se contentam em analisar títulos a pagar e conferir as contas. Estima-se que 80% das micro e pequenas empresas não tem processo padronizado de fechamento de caixa.

Com as contas não fechadas, os gestores não tem como garantir que os números são fidedignos no momento em que olham para os relatórios financeiros.

Como partir de uma conta do fluxo ou do plano gerencial e fazer uma análise da informação até chegar aos números do dia-a-dia sem que haja uma prática que garanta que os números financeiros foram verificados e fechados?

Este, portanto é um erro que compromete gravemente o poder de gestão do sistema ERP.

3.            Falta de relatórios de gestão pré-definidos

Ao se deparar com a necessidade de tomar uma decisão de compra, por exemplo, que precisa de informações do sistema, o gestor abre uma tela de relatórios e começa a procurar por filtros e visualizações buscando extrair informações que o ajudem a decidir.

Essa é uma cena bastante comum em micro e pequenas empresas. Ao perceber dificuldades com critérios de extração, que números ou períodos devem ou não entrar em um relatório, o gestor acaba por se basear em algumas informações operacionais aproximadas e decide no “feeling”.

Além de aumentar a taxa de risco operacional, a falta de relatórios padrões planejados para cada tipo de situação de decisão tira do gestor informações essenciais que poderiam levar a negociações melhores.

Portanto, a não utilização de relatórios adequados e planejados tira do ERP o poder de apoio à decisão, causando impacto direto nos custos e lucros da empresa.

4.            Uso de planilhas paralelas ao ERP

Esta é uma das situações mais comuns em empresas de todos os setores e portes. Muitos são os motivos que levam gestores a criar planilhas de controle. Mas o fato é que essa pratica impede o sistema ERP de cumprir sua missão mais fundamental: apoiar as operações e o processo decisório das empresas.

Todo sistema se baseia no princípio do registro, armazenamento e organização de dados para transformá-los em informações úteis para tomada de decisão.

Ao criar uma planilha de controle paralelo o gestor acaba com a primeira e mais fundamental parte deste tripé: o registro.

Assim, ficam de fora despesas, custos de venda, comissões, pedidos, entradas ou saídas de estoque e tudo o mais que se possa controlar na empresa.

Esta é uma das práticas mais nocivas ao sistema ERP se o que queremos é obter informação de apoio à decisão.

5.            Subutilização de funcionalidades do sistema ERP

Você aproveita todos os recursos que o sistema ERP disponibiliza para padronizar, automatizar e agilizar a entrada de dados?

A não utilização de recursos operacionais do sistema como automação bancária, lançamentos múltiplos automatizados, controle de fases de processos, envio automático de e-mails, entre outras, aumenta a incidência de erros de operação do sistema e de entrada de dados, gerando distorções nas informações gerenciais.

Além disso tira do sistema um dos retornos mais imediatos sobre o investimento feito na ferramenta: a redução drástica do tempo de execução dos processos, do custo da informação e, portanto, da agilidade do processo decisório.

Conclusão

Conclusão

Toda a gestão se baseia em informação e toda a decisão depende diretamente da fidedignidade da informação utilizada. A falta de algumas práticas corretas de gestão rouba o poder que o sistema ERP tem de apoiar a decisão e isso impacta diretamente na performance financeira de qualquer negócio.

Se sua empresa está incorrendo nestes erros corra para se adequar, pois qualquer investimento na correção destas práticas tem retorno financeiro garantido.

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