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Cartão de Crédito Corporativo: você está obtendo as informações corretas das despesas no seu sistema de gestão?

jul 23, 2018Alessandra_ComuniccarBlog
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     A facilidade de uso do cartão de crédito corporativo na operação da empresa não pode sobrepor à necessidade de gerenciar detalhadamente para onde vai o dinheiro. Aprenda aqui a obter o melhor dos dois mundos!

     Muito se falava que o dinheiro de plástico substituiria o dinheiro em papel. O que vemos hoje é que o dinheiro virtual já está ganhando espaço rapidamente no mundo e o próprio dinheiro de plástico, o cartão de crédito, está sendo reinventado com cartões virtuais para compras pela internet.

     Independente do formato físico ou virtual, a maioria das empresas utiliza seu cartão de crédito corporativo (ou o cartão pessoal dos sócios) para compras da empresa. Este procedimento agiliza e organiza bastante o fluxo operacional financeiro, mas pode complicar a gestão da informação da empresa. Será que você não está incorrendo no mesmo erro?

 

O uso do cartão de crédito corporativo

É cada vez mais comum as empresas utilizarem cartão de crédito corporativo para pagarem suas despesas, pois a flexibilidade do parcelamento e a agilidade e segurança do processo operacional aumenta as vantagens deste método de pagamento. Ocorre que muitas vezes o setor financeiro erra na forma de registrar estas informações no sistema ERP. Portanto, o que é comumente registrado é o pagamento da fatura do cartão com a saída do valor total da fatura da conta bancária.

Este débito na conta do banco fica registrado e vinculado a uma conta gerencial do tipo “pagamento da fatura do cartão”. Assim, em qualquer relatório operacional ou gerencial, sabemos quanto foi pago de despesas mensalmente via cartão.

Mas isso é suficiente? 

Não, não é suficiente. Onde está o erro?

O erro é que não são registradas as transações individuais do cartão, que é onde realmente as despesas ocorreram:

  •  Passagens aéreas
  •  Restaurantes
  •  Hotéis
  •  Compra de equipamentos
  •  Insumos

Todo este conjunto de despesas, das mais variadas naturezas, é agrupado em um único lançamento, registrado como “pagamento da fatura do cartão”. Com isso perde-se o poder de análise e acompanhamento do que efetivamente está consumindo os recursos da empresa.

 

Como obter o controle e não perder a flexibilidade?

Uma das formas de gerenciar corretamente despesas via cartão de crédito corporativo é fazer com que a fatura do cartão de crédito seja tratada como uma conta de fluxo de caixa, igual à conta bancária ou ao caixinha da empresa, isto é, nesta conta todas as transações com o cartão devem ser lançadas de forma detalhada, conforme o plano de contas.

Sim, isso dá um pouco mais de trabalho, pois deverão ser lançadas individualmente (ou em pequenos grupos de mesma natureza) todas as compras e suas parcelas. Assim teremos o registro das saídas individualmente atribuídas no sistema, gerando informações gerenciais corretas. Afinal, não é isso que estamos sempre buscando, dados corretos e fidedignos? Informação de qualidade e completa?

O passo seguinte é registrar a saída do dinheiro para o pagamento da fatura. Esta saída se dá fisicamente da conta bancária. Significa dizer que o lançamento desta saída deve ser feito através de uma transferência entre contas, saindo da conta bancária (conta física onde a fatura foi paga) e entrando na conta do cartão de crédito no fluxo de caixa.

Com isso, o passo a passo desta operação fica de acordo com o gráfico abaixo (cada item da lista está indicado pelo número entre parênteses correspondente):

  1. Lançar no dia a dia as despesas geradas no cartão de crédito coorporativo na conta “Cartão Corporativo”.
  2. Ao receber a fatura, marcar os itens que estão nela para controlar as despesas em fase de quitação. O total de itens conciliados deve bater com o total da fatura a ser paga.
  1. Na data de pagamento, na conta bancária da empresa, onde a fatura foi efetivamente paga, registrar no sistema o pagamento da fatura através de uma transferência da conta “Banco” para a conta “Cartão Corporativo”. O saldo da conta “Banco” fica correto.

 

Na conta “Cartão de Crédito Corporativo”, reconciliar os lançamentos previamente marcados, indicando que eles foram efetivamente pagos. O saldo desta conta, que antes estava negativo (totalizando o valor da fatura + valores dos lançamentos futuros), agora fica apenas com a soma dos valores dos lançamentos futuros que não entraram nesta fatura.


Através deste processo o dinheiro sai corretamente da conta no sistema, com a justificativa de “pagamento da fatura do cartão”, permitindo a correta conciliação do fluxo de caixa de forma simples, pois o valor total pago é debitado da conta bancária em um único lançamento.

Já a entrada na conta do cartão registra o quanto da fatura foi pago. Como os lançamentos individuais a débito foram gerando um acumulado que no seu somatório equivale à fatura do cartão, a entrada deste valor quita estes lançamentos (caso a fatura seja paga de forma integral) ou ao menos abate o saldo da conta do cartão se o pagamento for parcial.

Como normalmente ocorrem lançamentos futuros de parcelamentos ou de compras que entrarão na fatura do próximo mês, o saldo desta conta de fluxo de caixa é o total em aberto a vencer nas próximas faturas.

É recomendável a execução dos itens 2 e 4 dos passos acima, caso o seu sistema ERP permita. Fazer a conciliação manual dos registros de débito que entraram na fatura em questão te permitirá ter total controle de quais lançamentos estão já liquidados e quais estão pendentes e que virão nas faturas seguintes.

 

Conclusão

A organização e exatidão dos lançamentos financeiros devem sempre estar em primeiro lugar na mente de quem gerencia e organiza os processos. A facilidade que a operação via cartão de crédito corporativo traz para a empresa não pode se sobrepor à exatidão dos lançamentos.

Sim, este pode ser um processo mais burocrático que o usual, mas com que nível de informação e precisão você quer tomar as decisões do seu negócio? Sem dúvida alguma, o custo da burocracia adicional é totalmente recompensado pela clareza e confiabilidade das suas informações.

 

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Se você não é um cliente Vensis e gostaria de conhecer mais sobre como temos ajudado empresas de diversos portes e segmentos na gestão financeira, entre em contato com nossa equipe comercial, através do e-mail comercial@vensis.com.br.

Caso você já seja um cliente Vensis e não implementou ainda as operações descritas neste artigo, entre em contato com o nosso setor de atendimento, através do e-mail atendimento@vensis.com.br e solicite a visita de um consultor de implantação para orientá-lo.

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Tags: cartao de credito,  controle da empresa,  crédito corporativo,  desenvolvimento de software,  desenvolvimento de soluções,  erp,  fluxo de caixa,  gestao,  gestao de empresas,  gestão empresarial,  gestao financeira,  sistema de gestao,  Sistemas de Informação,  soluções integradas,  tecnologia da informação,  Vensis
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