Cartão de Crédito Corporativo: você está obtendo as informações corretas das despesas no seu sistema de gestão?
A facilidade de uso do cartão de crédito corporativo na operação da empresa não pode sobrepor à necessidade de gerenciar detalhadamente para onde vai o dinheiro. Aprenda aqui a obter o melhor dos dois mundos!
Muito se falava que o dinheiro de plástico substituiria o dinheiro em papel. O que vemos hoje é que o dinheiro virtual já está ganhando espaço rapidamente no mundo e o próprio dinheiro de plástico, o cartão de crédito, está sendo reinventado com cartões virtuais para compras pela internet.
Independente do formato físico ou virtual, a maioria das empresas utiliza seu cartão de crédito corporativo (ou o cartão pessoal dos sócios) para compras da empresa. Este procedimento agiliza e organiza bastante o fluxo operacional financeiro, mas pode complicar a gestão da informação da empresa. Será que você não está incorrendo no mesmo erro?
O uso do cartão de crédito corporativo
É cada vez mais comum as empresas utilizarem cartão de crédito corporativo para pagarem suas despesas, pois a flexibilidade do parcelamento e a agilidade e segurança do processo operacional aumenta as vantagens deste método de pagamento. Ocorre que muitas vezes o setor financeiro erra na forma de registrar estas informações no sistema ERP. Portanto, o que é comumente registrado é o pagamento da fatura do cartão com a saída do valor total da fatura da conta bancária.
Este débito na conta do banco fica registrado e vinculado a uma conta gerencial do tipo “pagamento da fatura do cartão”. Assim, em qualquer relatório operacional ou gerencial, sabemos quanto foi pago de despesas mensalmente via cartão.
Mas isso é suficiente?
Não, não é suficiente. Onde está o erro?
O erro é que não são registradas as transações individuais do cartão, que é onde realmente as despesas ocorreram:
- Passagens aéreas
- Restaurantes
- Hotéis
- Compra de equipamentos
- Insumos
Todo este conjunto de despesas, das mais variadas naturezas, é agrupado em um único lançamento, registrado como “pagamento da fatura do cartão”. Com isso perde-se o poder de análise e acompanhamento do que efetivamente está consumindo os recursos da empresa.
Como obter o controle e não perder a flexibilidade?
Uma das formas de gerenciar corretamente despesas via cartão de crédito corporativo é fazer com que a fatura do cartão de crédito seja tratada como uma conta de fluxo de caixa, igual à conta bancária ou ao caixinha da empresa, isto é, nesta conta todas as transações com o cartão devem ser lançadas de forma detalhada, conforme o plano de contas.
Sim, isso dá um pouco mais de trabalho, pois deverão ser lançadas individualmente (ou em pequenos grupos de mesma natureza) todas as compras e suas parcelas. Assim teremos o registro das saídas individualmente atribuídas no sistema, gerando informações gerenciais corretas. Afinal, não é isso que estamos sempre buscando, dados corretos e fidedignos? Informação de qualidade e completa?
O passo seguinte é registrar a saída do dinheiro para o pagamento da fatura. Esta saída se dá fisicamente da conta bancária. Significa dizer que o lançamento desta saída deve ser feito através de uma transferência entre contas, saindo da conta bancária (conta física onde a fatura foi paga) e entrando na conta do cartão de crédito no fluxo de caixa.
Com isso, o passo a passo desta operação fica de acordo com o gráfico abaixo (cada item da lista está indicado pelo número entre parênteses correspondente):
- Lançar no dia a dia as despesas geradas no cartão de crédito coorporativo na conta “Cartão Corporativo”.
- Ao receber a fatura, marcar os itens que estão nela para controlar as despesas em fase de quitação. O total de itens conciliados deve bater com o total da fatura a ser paga.
- Na data de pagamento, na conta bancária da empresa, onde a fatura foi efetivamente paga, registrar no sistema o pagamento da fatura através de uma transferência da conta “Banco” para a conta “Cartão Corporativo”. O saldo da conta “Banco” fica correto.
Na conta “Cartão de Crédito Corporativo”, reconciliar os lançamentos previamente marcados, indicando que eles foram efetivamente pagos. O saldo desta conta, que antes estava negativo (totalizando o valor da fatura + valores dos lançamentos futuros), agora fica apenas com a soma dos valores dos lançamentos futuros que não entraram nesta fatura.
Através deste processo o dinheiro sai corretamente da conta no sistema, com a justificativa de “pagamento da fatura do cartão”, permitindo a correta conciliação do fluxo de caixa de forma simples, pois o valor total pago é debitado da conta bancária em um único lançamento.
Já a entrada na conta do cartão registra o quanto da fatura foi pago. Como os lançamentos individuais a débito foram gerando um acumulado que no seu somatório equivale à fatura do cartão, a entrada deste valor quita estes lançamentos (caso a fatura seja paga de forma integral) ou ao menos abate o saldo da conta do cartão se o pagamento for parcial.
Como normalmente ocorrem lançamentos futuros de parcelamentos ou de compras que entrarão na fatura do próximo mês, o saldo desta conta de fluxo de caixa é o total em aberto a vencer nas próximas faturas.
É recomendável a execução dos itens 2 e 4 dos passos acima, caso o seu sistema ERP permita. Fazer a conciliação manual dos registros de débito que entraram na fatura em questão te permitirá ter total controle de quais lançamentos estão já liquidados e quais estão pendentes e que virão nas faturas seguintes.
Conclusão
A organização e exatidão dos lançamentos financeiros devem sempre estar em primeiro lugar na mente de quem gerencia e organiza os processos. A facilidade que a operação via cartão de crédito corporativo traz para a empresa não pode se sobrepor à exatidão dos lançamentos.
Sim, este pode ser um processo mais burocrático que o usual, mas com que nível de informação e precisão você quer tomar as decisões do seu negócio? Sem dúvida alguma, o custo da burocracia adicional é totalmente recompensado pela clareza e confiabilidade das suas informações.
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