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Para trabalhar no crescimento da sua empresa, o primeiro passo é entender que existem 3 componentes em qualquer empresa que determinam hoje o quanto essa empresa conseguirá avançar crescendo e melhorando sua performance, que são cruciais para ter uma estrutura otimizada.

• Processos
• Pessoas
• Tecnologia

Agir nessas três frentes de trabalho é mandatório, pois esses são os pontos críticos inerentes a qualquer negócio.

Se pensarmos um pouco, vamos logo ver que sem processos definidos, uma empresa não consegue produzir bens e serviços de forma organizada e suas áreas não conseguem conversar entre si.

A integração das áreas é necessária, pois sem isso a área de compras não comprará nenhuma matéria-prima, uma vez que ela não conversa com a área de vendas e não visualiza os pedidos que foram feitos pelos clientes, por exemplo.

As pessoas também são parte importantíssima desse sistema, pois são elas que executam as ações necessárias para que os processos sejam executados conforme o planejado promovendo uma estrutura otimizada.

Por fim temos a tecnologia, tão importante quanto os outros dois componentes, é o fator preponderante para que as empresas possam gerar vantagem competitiva em relação aos concorrentes.

A tecnologia pode representar por exemplo, a diferença entre emitir uma nota fiscal em segundos ou levar um dia em uma empresa que não utilize um sistema de gestão.

Como Fazer Essa Otimização?

Começando Pelos Processos

Para entender quais são os processos chaves que uma empresa deve executar que tornarão a sua estrutura otimizada é preciso entender quais os processos devem ser analisados.

São os processos que estão diretamente ligados ao atendimento dos clientes.

• compra e aquisições de produtos;
• marketing, vendas e relacionamento com clientes;
• expedição e entrega de produtos (logística);
• pós-venda.

Focar nos processos que estão diretamente ligados ao atendimento dos clientes, porque são esses processos que podem influenciar diretamente a percepção de qualidade que os clientes terão da sua empresa.

Como Mapear os Processos Operacionais?

O mapeamento das atividades em andamento permite uma visão ampla do fluxo da operação. É necessário que você e sua equipe visualizem os fluxos com seus caminhos, para que possam, antes mesmo de saírem alterando e corrigindo, planejar.

Antes de iniciar o mapeamento, envolva todos os colaboradores que realizam o trabalho: supervisores, clientes e fornecedores. Depois, escolha qual método será utilizado, como questionários, entrevistas ou reuniões, pesquisas de campo ou coleta e análise de relatórios e documentos existentes.

Elabore um questionário para servir como checklist de todas as atividades realizadas nos processos operacionais.

Esse levantamento deverá conter as seguintes perguntas:

Levantamento

• Quais são as entradas e as saídas de cada processo?
• Quais são as metas e os objetivos estabelecidos?
• Quais são os riscos e problemas?
• Quais são as métricas utilizadas?
• Quais são as regras?

Feito isso, você terá um mapa da sua empresa, com todos os pontos que são necessários para analisar como a operação está se desenrolando atualmente e quais os pontos que podem ser melhorados.

Trabalhando as Pessoas

Como já dissemos, o fator humano é importantíssimo para a execução dos processos. Você deve focar nas questões voltadas para o correto dimensionamento de mão-de-obra na sua empresa.

Levando em consideração habilidades necessárias e perfil comportamental para cada cargo, bem como as tarefas que estão associadas a cada função dentro da sua empresa, analise o escopo de atividades para evitar sobreposições delas dentro dos processos.

Trabalhar com o foco nas questões comportamentais também é crucial, pessoas motivadas e alinhadas com as exigências de cada função são determinantes para sua empresa alcançar os resultados desejados.

Consolidando com a Tecnologia

O fator tecnológico nunca foi tão importante como nos dias de hoje, onde avançamos de forma avassaladora para utilização de recursos como comunicação digital, inteligência artificial, automação e outros tantos recursos que eram inimagináveis até bem pouco tempo atrás.

Aqui na Vensis acreditamos que empresas que possuem uma boa oferta de produtos, equipe capacitada, mas tem uso inadequado ou inexistente da tecnologia, acabam consumindo muita energia das pessoas para produzir parcos resultados. A falta de integração das áreas provoca um descompasso, matando as oportunidades de se ter uma estrutura otimizada.

A tecnologia tem um papel fundamental nos controles das informações processadas durante as atividades operacionais. Por menor que seja a empresa, é imprescindível o uso de um sistema de gestão, para que se possa administrar minimamente os processos de compras, financeiros, vendas e estoque.

Caso não seja dada a adequada relevância a estes pontos, a administração da empresa vai se tornando uma tarefa cada vez mais penosa e passível de erros operacionais e de tomada de decisão, impactando diretamente nos resultados. Essa muitas vezes é a causa fundamental de insucessos nos negócios e fechamento de empresas.

Equilíbrio

Assim sendo, para qualquer empresa crescer de maneira sustentável é fundamental trabalhar esses três fatores de forma equilibrada: ter processos claros e definidos, equipe de trabalho alinhada com os objetivos da empresa e ter tudo isso consolidado numa base tecnológica que permita a fluidez da informação.  Tudo isso tem como resultado final uma estrutura otimizada e por isso, resultado

Se você quer saber mais sobre como melhorar a gestão em sua empresa, entre em contato conosco através do comercial@vensis.com.br e nossa equipe de consultores lhe ajudará com todas as informações.